Hiện nay, thuật ngữ SOP được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như nhà hàng, khách sạn, sản xuất,… Đa số các công ty đều áp dụng SOP trong quy trình đào tạo nhân viên. Tuy nhiên SOP có thực sự hữu ích như vậy không? Và SOP là gì? Gocbao sẽ cùng bạn giải đáp những thắc mắc về SOP qua bài viết dưới đây nhé!
SOP là gì?
SOP là thuật ngữ dùng thay cho cụm từ “Quy trình hoạt động tiêu chuẩn”. SOP là viết tắt của Standard Operating Procedure trong tiếng Anh. Nói một cách đơn giản, SOP là quy trình chuẩn được thiết kế sẵn để hướng dẫn và duy trì hiệu suất làm việc của nhân viên.
Sử dụng SOP trong việc đào tạo nhân viên sẽ tiết kiệm nhiều thời gian cho và tạo tính chuyên nghiệp hơn. Hơn nữa việc đào tạo nhân viên mới bằng SOP giúp họ hiểu rõ tính chất công việc; đánh giá được năng lực bản thân ngay từ đầu. Đây là một trong những yếu tố tiên quyết để phát triển hoạt động kinh doanh.
Một số khái niệm liên quan đến SOP là gì? Đâu là điểm nổi bật của SOP?
Nhân viên SOP là gì?
Nhân viên SOP là nhân viên thực hiện đúng SOP đã đưa ra để hoàn thành công việc được giao một cách tốt nhất. Ngoài ra các nhân viên cũng phải tích cực đóng góp ý kiến để quy trình thao tác chuẩn của công ty ngày một hoàn thiện hơn.
Trong quá trình làm việc, nhân viên cũng là người phát hiện những điều không hợp lý trong SOP; sau đó báo lại cấp trên để tìm hướng giải quyết đúng.
Viết SOP là gì?
Viết SOP là công việc tạo quy trình đào tạo chính xác để áp dụng một cách hiệu quả nhất. 5 bước để doanh nghiệp viết SOP hiệu quả bao gồm:
Lập danh sách các quy trình của công nghiệp.Lập kế hoạch cho SOP.Trao đổi với nhân viên.Ghi chú và xem xét lại quá trình.Duy trì quá trình cập nhật SOP.
SOP là gì trong sản xuất? Vai trò của SOP trong sản xuất
SOP trong sản xuất để đảm bảo quá trình sản xuất hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho khách hàng được diễn ra theo đúng quy trình. SOP đóng vai trò quan trọng trong sản xuất. Nhờ SOP mà doanh nghiệp đảm hạn chế các sai sót; đảm bảo chất lượng sản phẩm và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
Một số lợi ích của SOP trong sản xuất như:
Tiết kiệm thời gian, tăng năng suất lao lên mức tối đa.Nâng cao sự an toàn cho người lao động cũng như doanh nghiệp.Giảm thiểu sự lãng phí nguyên vật liệu.Giúp người lao động hình thành thói quen làm việc chuyên nghiệp.Góp phần phát triển thương hiệu của sản phẩm.
SOP là gì trong nhà thuốc? Vai trò của SOP trong nhà thuốc
SOP trong nhà thuốc là hệ thống trình bày các quy trình, thao tác của một hoạt động bất kì trong nhà thuốc. SOP trong nhà thuốc bao gồm tất cả quy trình làm việc như kiểm tra chất lượng sản phẩm, nhập thuốc, bán thuốc, giải quyết vấn đề, khiếu nại,…
Việc tạo ra SOP giúp kiểm soát chặt chẽ và hiệu quả quá trình hoạt động của cửa hàng. Hơn nữa, tuân thủ theo đúng SOP là cực kì quan trọng vì đó là tiêu chuẩn đảm bảo chất lượng cho nhà thuốc. Đồng thời nhà thuốc tạo được sự tin tưởng cho người tiêu dùng.
Các nhân viên đều được lấy ý kiến để tạo ra một SOP hoàn thiện và chính xác nhất. Sau đó, chủ nhà thuốc phải xem qua và đồng ý phê duyệt thì SOP đó mới bắt đầu được áp dụng trong nhà thuốc. Quyết định ban hành SOP bắt buộc phải có ngày, tháng, năm, chữ ký rõ ràng.
Có thể kể đến một số vai trò của SOP trong nhà thuốc như sau:
Giúp các nhân viên y tế định hướng công việc, đảm bảo thao tác của nhân viên phải chính xác.Tiết kiệm tối đa thời gian đào tạo nhân viên; thao tác làm việc dễ dàng hơn để hạn chế sai sót làm ảnh hưởng đến chất lượng dược phẩm.SOP là tài liệu quan trọng dùng để đối chiếu những khiếu nại hoặc một số vấn đề khác.Căn cứ vào SOP để thẩm định hệ thống nhà thuốc, thông tin về chất lượng thuốc.SOP tạo cơ sở đánh giá năng lực, trình độ, hiệu quả hoàn thành công việc của nhân viên.
Để có SOP trong nhà thuốc, cần phải thực hiện đầy đủ quy trình dưới đây:
Lên danh sách cụ thể các việc cần làm.Thực hiện các nội dung đã liệt kê.Ghi chép lại toàn bộ quá trình những gì đã thực hiện.Thường xuyên kiểm tra SOP theo định kỳ.SOP phải được trình bày ngắn gọn, xúc tích, hạn chế sử dụng từ địa phương, từ trừu tượng.
Một SOP chuẩn trong nhà thuốc phải bao gồm tối thiểu một số nội dung sau:
Quy trình mua thuốc và kiểm tra chất lượng thuốc.Quy trình pha chế thuốc theo đơn.Quy trình bán thuốc kê đơn và không kê đơn.Quy trình bảo quản thuốc.Quy trình giải quyết khiếu nại và thu hồi.
SOP là gì trong khách sạn? Vai trò của SOP trong khách sạn
SOP trong khách sạn là các quy tắc chuẩn mực mà nhân viên áp dụng cho công việc hằng ngày. Một khách sạn sẽ bao gồm các bộ phận như lễ tân, buồng phòng, bộ phận bếp, nhà hàng,… và một số bộ phận khác liên quan. Phải dựa vào từng vị trí để đưa ra quy trình phù hợp nhất.
Mỗi bộ phận đều có tính chất công việc khác nhau nên phải áp dụng các mô hình tiêu chuẩn SOP khác nhau. Tuy nhiên điểm chung của các SOP là phải đảm bảo khối lượng công việc; thời gian cần thiết để thực hiện công việc, đặc điểm của từng công đoạn.
Các SOP trong khách sạn luôn hướng đến một đối tượng nhất định, yêu cầu mà đối tượng đưa ra hoặc các điểm lưu ý trong công việc. Giữa các bộ phận phải có liên kết với nhau để tối ưu hóa công việc, hạn chế các sai sót xảy ra.
SOP trong khách sạn đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Điển hình là:
SOP là cơ sở để hướng dẫn các nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên của từng bộ phận.Dựa vào SOP để đánh giá, khen thưởng, xem xét thành tích của nhân viên.SOP là căn cứ để đánh giá ưu, nhược điểm của nhân viên, từ đó đưa ra những góp ý đúng đắn để cải thiện chất lượng phục vụ.SOP phân chia công việc một cách công bằng và khoa học cho từng vị trí trong khách sạn.SOP là cơ sở để đào tạo nhân viên mới, giúp tiết kiệm thời gian hơn.
SOP là gì trong logistic? Vai trò của SOP trong logistic
SOP trong logistic là quy trình thao tác chuẩn giúp doanh nghiệp đảm bảo được quy trình hoạt động. Vai trò SOP trong logistic là rất quan trọng vì nó giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tài nguyên một cách hiệu quả.
Bên cạnh đó, SOP còn kiểm soát việc vận chuyển, dự trữ hàng hóa; thực hiện việc tối ưu các hoạt động phối hợp với các tính năng khác như marketing, kinh doanh, sản xuất,… Từ đó giúp phát huy lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.
Một SOP chuẩn trong logistic bao gồm các quy trình như:
Các dịch vụ về khách hàng.Dự báo nhu cầu.Thông tin khi phân phối.Kiểm soát lưu kho.Vận chuyển nguyên vật liệu.Quản lý chặt chẽ quá trình đặt hàng.Lựa chọn địa điểm nhà máy và kho thích hợp.Thu gom hàng hóa.Đóng gói và hỗ trợ xếp dỡ hàng.Phân loại hàng hóa.
SOP dùng trong lĩnh vực gì?
SOP được áp dụng hầu hết ở các lĩnh vực như nhà hàng, nhà thuốc, sản xuất, logistic,… và cả quân sự. Ở mỗi lĩnh vực khác nhau thì có SOP khác nhau.
Nhìn chung SOP ra đời nhằm mục đích giúp quá trình cung cấp dịch vụ đạt chuẩn và hạn chế sai sót. Muốn vận dụng tốt SOP vào công việc phải hiểu rõ tính chất của nó.
Mục đích thường gặp khi sử dụng quy trình thao tác chuẩn về SOP
Một số mục đích chung khi áp dụng SOP trong việc kinh doanh là:
Hướng dẫn và đảm bảo chất lượng công việc.Hạn chế những sai sót trong công việc.Đào tạo nhân viên mới một cách hiệu quả, nhanh chóng.Tiết kiệm thời gianHạn chế hao hụt tài nguyên của doanh nghiệp.
Những yêu cầu chung khi áp dụng thực hiện SOP
Một SOP đạt chuẩn phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
Phải có nội dung ngắn gọn, trình bày rõ ràng.Quy trình phải được diễn đạt một cách dễ hiểu nhất.Không sử dụng các từ ngữ trừu tượng, ngôn ngữ địa phương.Phải được phê duyệt bởi những người có thẩm quyền trong doanh nghiệp.
Chắn hẳn các bạn cũng đã hiểu rõ SOP là gì qua những chia sẻ trên. Đừng quên theo dõi Gocbao để cập nhật thông tin mỗi ngày nhé!
